A termelő vállalatok esetében a beszerzési folyamatok döntő jelentőségűek a profitabilitás szempontjából. A piaci verseny fokozódásával beszerzés is nagymértékben hozzá tud járulni az eredményesség javulásához. Fontos tehát, hogy tisztában legyünk a beszerzés fogalmával, céljával és feladataival. Ha ismerjük ezeket, akkor nagy lépést teszünk azon célunk felé, hogy hatékony beszerzési rendszert alakítsunk ki a saját cégünknél.
A beszerzés fogalma
A beszerzés definíciója meghatározható szűkebb és tágabb értelemben is. Ha az előbbit vizsgáljuk akkor a beszerző munkatárs nem mást csinál, mint a gyártási folyamathoz nélkülözhetetlen anyagok és szolgáltatások beszerzését, megvásárlását végzi. Természetesen ideértve a szükséges szervezési és management struktúrák kialakítását is. Tágabb értelemben a beszerzés alá tartozik az adott cég működéséhez szükséges mindenféle, költséget jelentő tétel biztosítása. Bárhogyan is definiáljuk ezt a fogalmat lényeg az, hogy a cég kiadásainak meghatározásában van döntő szerepe az ezzel foglalkozó munkavállalóknak.
A beszerzés célja
Ha általánosan szeretnénk fogalmazni, akkor a beszerzés célja nem más, mint a cég versenyképességének növelése a kiadási oldalon. Kicsit konkrétabban a beszerzés biztosítja a termelési folyamatokhoz szükséges alapanyagok és szolgáltatások folyamatos rendelkezésre állását. Mindezt úgy, hogy közben a lehető legalacsonyabb árat éri el a beszállítóknál, miközben ügyel a minőség fenntartására. Kiválasztja a legjobb beszállítókat és hosszú távú kapcsolatokat alakít ki velük. Eközben segít a raktárkészlet optimalizálásában is, hogy az ne legyen túl magas, ne kerüljön tárolásra felesleges mennyiségű alapanyag.
Folyamata
Viszont ne legyen túlzottan alacsony se, vagyis a termelés folyamatossága ne kerüljön veszélybe. Mindezek mellett a jó beszerzési vezető figyel a hosszú távú stratégiai célok megvalósítására is. Elemzéseket, előrejelzéseket készít, hogy a cég reagálni tudjon a jövő kihívásaira is.
Akár egy nagy, multinacionális cégnél dolgozunk beszerzőként, akár egy kis magyar KKV tulajdonosai vagyunk lényegében ugyanazon folyamatokat kell áttekintenünk a beszerzés alatt. Kevesebb alapanyag és felhasznált szolgáltatás esetén természetesen egyszerűbbek lehetnek a folyamatok, mintha sok száz féle alapanyagot kell beszereznünk, de az alapok azonosak. A következő lépéseken érdemes végigmenni a beszerzés folyamata alatt:
Stratégia kialakítása
Mielőtt nekilátunk a szállítók kiválasztásának érdemes áttekinteni az egész termelési folyamatot. Milyen alapanyagok szükségesek? Mekkora mennyiségben? Mekkora raktárkészletet akarunk tartani? Milyen minőségű árura van szükségünk? Inkább többször rendelünk kis mennyiségeket, vagy ritkán nagyobbakat? Diverzifikáljuk vagy koncentráljuk a beszállítóinkat? Ha mindezekre a kérdésekre választ tudtunk adni, akkor jó úton vagyunk hogy egy nagyon hatékony beszerzési struktúrát alakítsunk ki.
Szállító kiválasztása
Ha már tudjuk, hogy pontosan mire is van szükségünk, akkor jöhet a következő lépés, a szállító kiválasztása. Iparáganként és konkrét alapanyagonként eltérő lehet, hogy ez pontosan hogyan is történik. Van, amikor egy egyszerű ajánlás elegendő és már tudjuk is, hogy kitől kell rendelnünk. Máskor nincs ilyen könnyű dolgunk, keresgélni kell a piacon a potenciális partnerek között. Fel kell térképezni, hogy ki lehet alkalmas a beszállítói feladatok ellátására és kitől nem szeretnénk rendelni. Az is elképzelhető, hogy a beszállítók fognak versenyezni értünk, hogy eladják nekünk a termékeiket. Ekkor akár tendert vagy licitet is szervezhetünk, sőt egyes esetekben még le is auditálhatjuk a lehetséges partnereinket.
Szerződés tárgyalása
A beszerzés döntően nem eseti vásárlásokat jelent, hanem a beszállítókkal kialakítandó hosszú távú kapcsolatot. A sikeres együttműködés alapja a kölcsönös előnyöket nyújtó szerződés. Ebben nem csak a termék árát és a megrendelt mennyiséget kell rögzíteni, hanem a hosszú távú kapcsolat sarokköveit is. Érdemes felkészülni az esetleges minőségi vagy határidőkkel kapcsolatos problémákra, mit teszünk akkor ha hibás árut kapunk vagy csúszik a szállítás. Ha ezeket már a kezdet kezdetén rögzítjük, akkor sokkal nagyobb bizonyossággal lesz sikeres az együttműködés. Nem kell a jövőben azon törni a fejünket, hogy mi teszünk, ha valamilyen váratlan helyzet adódik.
A szállítás
Az egész beszerzési folyamat lényege, hogy megtörténjen az alapanyag megvásárlása és a termelési folyamat zökkenőmentes legyen. Mindez pedig úgy, hogy közben a legjobb ár-érték arányt értünk el a vásárlásnál. A beszállítások ütemezése és a megrendelt mennyiségek meghatározása is a beszerzés feladata. Optimalizálnunk kell, hogy mindig rendelkezésre álljon a megfelelő alapanyag, ugyanakkor ne legyen belőle felesleges raktárkészlet.
Stratégiai felülvizsgálat
A sikeres szállítások után sem dőlhet hátra egy jó beszerző. Folyamatosan monitoroznia kell a beszállítókat, vajon tudják-e biztosítani az elvárt mennyiséget és minőséget. Pontosak-e a szállítások és megfelelően rugalmasak-e a nem várt problémák esetén. Ugyanakkor nem csak a szállítókat kell figyelni, érdemes rendszeres időközönként áttekinteni az egész stratégiánkat. Választ kell adnunk számos kérdésre: Megfelelő mennyiséget és megfelelő gyakorisággal rendelünk? Érdemes-e más beszállítókat is megkeresni? Rövid vagy hosszú távú megállapodásokat kössönk? Van-e az alapanyagnak alternatívája?
Beszerzési fajtái
A beszerzési tevékenységünket csoportosíthatjuk több szempontból is, de talán érdemes a leggyakoribb megközelítést megvizsgálni. Eszerint beszélhetünk közvetlen, közvetett vagy szolgáltatás beszerzésről.
A közvetlen verzió
Ebben az esetben a beszerzés klasszikus példáját kell magunk előtt látnunk. Elsősorban alapanyagok vagy segédanyagok vásárlása történik, esetleg a gyártáshoz szükséges gépeket vesszük meg. Gyakori, hogy a beszállítóinkkal hosszú távú kapcsolatot alakítunk ki és rendszeresen vásárolunk tőlük. Fő célunk az árak csökkentése a minőség megőrzése mellett, vagyis hogy minél nagyobb mértékben járuljunk hozzá a vállalat profitjához. A beszerzési folyamatok döntő többsége a közvetlen beszerzésre koncentrál. Ez van az ezzel a területtel foglalkozó csapat fókuszában.
Közvetett verzió
A közvetett beszerzés a fentiekkel ellentétben elsősorban olyan termékekkel foglalkozik, amely a cég napi működéséhez szükséges. Ilyen lehet például a különböző irodaszerek megvásárlása, vagy az üzem karbantartásához szükséges anyagok. Itt már sokkal inkább jellemző az egyszeri döntés és vásárlás. Nem biztos, hogy hosszú távú beszállítói kapcsolatok alakulnak ki és ez nem is feltétlenül szükséges.
Szolgáltatások beszerzése
Az eddigiek elsősorban az alapanyagok vagy különböző kiegészítő anyagok beszerzésére irányultak, de nem szabad elfeledkezni a szolgáltatásokról sem. Az utóbbi évtizedekben előtérbe került az egyes tevékenységek kiszervezése a vállalatok alól. Külső szolgáltatók látnak el olyan feladatokat, amelyeket azelőtt a cég maga végzett el. Ennek az oka elsősorban a költségek csökkentése. Az, hogy nem csak árukat, de szolgáltatásokat is igénybe kell vennünk a termelési folyamatokhoz új kihívások elé állította a beszerzést is. A modern beszerzési folyamatok nem csak a termékek, de a szolgáltatások megvásárlására is kiterjednek.
Beszerzés vagy vásárlás? Mi a különbség?
Amint az a fentiekből is világossá válhatott a beszerzés egy átfogó és komplex tevékenység. No de miben más mint a vásárlás? Vásárlás esetén a egyszerű folyamatok játszódnak le: ismerjük a cég igényeit és a szükséges alapanyagot vagy szolgáltatást megvásároljuk egy beszállítónál. Kifizetjük azt és felhasználjuk a termelésben. Beszerzés esetében viszont ennél többet teszünk. Megvizsgáljuk, hogy milyen mennyiségben, minőségben, gyakorisággal van szükségünk valamire. Áttekintjük, hogy kitől tudjuk beszerezni a kívánt terméket, majd a beszerzés után megvizsgáljuk a minőségét is. Ha sikerrel jártunk hosszú távú beszállítói kapcsolatot alakítunk ki.
Mit jelent ez a fogalom?
A termeléshez szükséges alapanyagok és szolgáltatások megvásárlása, szállítókkal való kapcsolattartás.
Mik a feladatai?
A költségek minimalizálása, miközben a minőség az elvárt szinten marad. hozzájárulás a cég eredményességéhez.
Milyen fajtái vannak?
A beszerzés lehet közvetlen (alapanyagok megvásárlása), közvetett (a vállalat működéséhez szükséges anyagok beszerzése) vagy éppen szolgáltatások megrendelése.
Költségek csökkentése
Az eddigiek elsősorban az alapanyagok vagy különböző kiegészítő anyagok beszerzésére irányultak, de nem szabad elfeledkezni a szolgáltatásokról sem. Az utóbbi évtizedekben előtérbe került az egyes tevékenységek kiszervezése a vállalatok alól. Külső szolgáltatók látnak el olyan feladatokat, amelyeket azelőtt a cég maga végzett el. Ennek az oka elsősorban a költségek csökkentése. Az, hogy nem csak árukat, de szolgáltatásokat is igénybe kell vennünk a termelési folyamatokhoz új kihívások elé állította a beszerzést is. A modern beszerzési folyamatok nem csak a termékek, de a szolgáltatások megvásárlására is kiterjednek.
