„Mit csinál?” – a beszerző (igen, ez is logisztika)

Mit csinál a beszerző? - Beszerzés
Mit csinál a beszerző? - Beszerzés

A termelő vállalatok esetében a beszerzési folyamatok döntő jelentőségűek a profitabilitás szempontjából. A piaci verseny fokozódásával  beszerzés is nagymértékben hozzá tud járulni az eredményesség javulásához. Fontos tehát, hogy tisztában legyünk a beszerzés fogalmával, céljával és feladataival. Ha ismerjük ezeket, akkor nagy lépést teszünk azon célunk felé, hogy hatékony beszerzési rendszert alakítsunk ki a saját cégünknél.

Beszerző - Fiatal szemüveges férfi dolgozó a laptopján dolgozik
Mit csinál a beszerző? | Fotó: Canva

A beszerzés fogalma

A beszerzés definíciója meghatározható szűkebb és tágabb értelemben is. Ha az előbbit vizsgáljuk akkor a beszerző munkatárs nem mást csinál, mint a gyártási folyamathoz nélkülözhetetlen anyagok és szolgáltatások beszerzését, megvásárlását végzi. Természetesen ideértve a szükséges szervezési és management struktúrák kialakítását is. Tágabb értelemben a beszerzés alá tartozik az adott cég működéséhez szükséges mindenféle, költséget jelentő tétel biztosítása. Bárhogyan is definiáljuk ezt a fogalmat lényeg az, hogy a cég kiadásainak meghatározásában van döntő szerepe az ezzel foglalkozó munkavállalóknak.

A beszerzés célja

Ha általánosan szeretnénk fogalmazni, akkor a beszerzés célja nem más, mint a cég versenyképességének növelése a kiadási oldalon. Kicsit konkrétabban a beszerzés biztosítja a termelési folyamatokhoz szükséges alapanyagok és szolgáltatások folyamatos rendelkezésre állását. Mindezt úgy, hogy közben a lehető legalacsonyabb árat éri el a beszállítóknál, miközben ügyel a minőség fenntartására. Kiválasztja a legjobb beszállítókat és hosszú távú kapcsolatokat alakít ki velük. Eközben segít a raktárkészlet optimalizálásában is, hogy az ne legyen túl magas, ne kerüljön tárolásra felesleges mennyiségű alapanyag. 

Folyamata

Viszont ne legyen túlzottan alacsony se, vagyis a termelés folyamatossága ne kerüljön veszélybe. Mindezek mellett a jó beszerzési vezető figyel a hosszú távú stratégiai célok megvalósítására is. Elemzéseket, előrejelzéseket készít, hogy a cég reagálni tudjon a jövő kihívásaira is.

Akár egy nagy, multinacionális cégnél dolgozunk beszerzőként, akár egy kis magyar KKV tulajdonosai vagyunk lényegében ugyanazon folyamatokat kell áttekintenünk a beszerzés alatt. Kevesebb alapanyag és felhasznált szolgáltatás esetén természetesen egyszerűbbek lehetnek a folyamatok, mintha sok száz féle alapanyagot kell beszereznünk, de az alapok azonosak. A következő lépéseken érdemes végigmenni a beszerzés folyamata alatt:

Beszerzési folyamatok, struktúrája - grafika
Beszerzés struktális áttekintése | Fotó: Canva

Stratégia kialakítása

Mielőtt nekilátunk a szállítók kiválasztásának érdemes áttekinteni az egész termelési folyamatot. Milyen alapanyagok szükségesek? Mekkora mennyiségben? Mekkora raktárkészletet akarunk tartani? Milyen minőségű árura van szükségünk? Inkább többször rendelünk kis mennyiségeket, vagy ritkán nagyobbakat? Diverzifikáljuk vagy koncentráljuk a beszállítóinkat? Ha mindezekre a kérdésekre választ tudtunk adni, akkor jó úton vagyunk hogy egy nagyon hatékony beszerzési struktúrát alakítsunk ki.

Szállító kiválasztása

Ha már tudjuk, hogy pontosan mire is van szükségünk, akkor jöhet a következő lépés, a szállító kiválasztása. Iparáganként és konkrét alapanyagonként eltérő lehet, hogy ez pontosan hogyan is történik. Van, amikor egy egyszerű ajánlás elegendő és már tudjuk is, hogy kitől kell rendelnünk. Máskor nincs ilyen könnyű dolgunk, keresgélni kell a piacon a potenciális partnerek között. Fel kell térképezni, hogy ki lehet alkalmas a beszállítói feladatok ellátására és kitől nem szeretnénk rendelni. Az is elképzelhető, hogy a beszállítók fognak versenyezni értünk, hogy eladják nekünk a termékeiket. Ekkor akár tendert vagy licitet is szervezhetünk, sőt egyes esetekben még le is auditálhatjuk a lehetséges partnereinket.

Szerződés tárgyalása

A beszerzés döntően nem eseti vásárlásokat jelent, hanem a beszállítókkal kialakítandó hosszú távú kapcsolatot. A sikeres együttműködés alapja a kölcsönös előnyöket nyújtó szerződés. Ebben nem csak a termék árát és a megrendelt mennyiséget kell rögzíteni, hanem a hosszú távú kapcsolat sarokköveit is. Érdemes felkészülni az esetleges minőségi vagy határidőkkel kapcsolatos problémákra, mit teszünk akkor ha hibás árut kapunk vagy csúszik a szállítás. Ha ezeket már a kezdet kezdetén rögzítjük, akkor sokkal nagyobb bizonyossággal lesz sikeres az együttműködés. Nem kell a jövőben azon törni a fejünket, hogy mi teszünk, ha valamilyen váratlan helyzet adódik.

A szállítás

Az egész beszerzési folyamat lényege, hogy megtörténjen az alapanyag megvásárlása és a termelési folyamat zökkenőmentes legyen. Mindez pedig úgy, hogy közben a legjobb ár-érték arányt értünk el a vásárlásnál. A beszállítások ütemezése és a megrendelt mennyiségek meghatározása is a beszerzés feladata. Optimalizálnunk kell, hogy mindig rendelkezésre álljon a megfelelő alapanyag, ugyanakkor ne legyen belőle felesleges raktárkészlet.

Stratégiai felülvizsgálat

A sikeres szállítások után sem dőlhet hátra egy jó beszerző. Folyamatosan monitoroznia kell a beszállítókat, vajon tudják-e biztosítani az elvárt mennyiséget és minőséget. Pontosak-e a szállítások és megfelelően rugalmasak-e a nem várt problémák esetén. Ugyanakkor nem csak a szállítókat kell figyelni, érdemes rendszeres időközönként áttekinteni az egész stratégiánkat. Választ kell adnunk számos kérdésre: Megfelelő mennyiséget és megfelelő gyakorisággal rendelünk? Érdemes-e más beszállítókat is megkeresni? Rövid vagy hosszú távú megállapodásokat kössönk? Van-e az alapanyagnak alternatívája?

Beszerzési fajtái

A beszerzési tevékenységünket csoportosíthatjuk több szempontból is, de talán érdemes a leggyakoribb megközelítést megvizsgálni. Eszerint beszélhetünk közvetlen, közvetett vagy szolgáltatás beszerzésről.

A közvetlen verzió

Ebben az esetben a beszerzés klasszikus példáját kell magunk előtt látnunk. Elsősorban alapanyagok vagy segédanyagok vásárlása történik, esetleg a gyártáshoz szükséges gépeket vesszük meg. Gyakori, hogy a beszállítóinkkal hosszú távú kapcsolatot alakítunk ki és rendszeresen vásárolunk tőlük. Fő célunk az árak csökkentése a minőség megőrzése mellett, vagyis hogy minél nagyobb mértékben járuljunk hozzá a vállalat profitjához. A beszerzési folyamatok döntő többsége a közvetlen beszerzésre koncentrál. Ez van az ezzel a területtel foglalkozó csapat fókuszában.

Közvetett verzió

A közvetett beszerzés a fentiekkel ellentétben elsősorban olyan termékekkel foglalkozik, amely a cég napi működéséhez szükséges. Ilyen lehet például a különböző irodaszerek megvásárlása, vagy az üzem karbantartásához szükséges anyagok. Itt már sokkal inkább jellemző az egyszeri döntés és vásárlás. Nem biztos, hogy hosszú távú beszállítói kapcsolatok alakulnak ki és ez nem is feltétlenül szükséges.

Szolgáltatások beszerzése

Az eddigiek elsősorban az alapanyagok vagy különböző kiegészítő anyagok beszerzésére irányultak, de nem szabad elfeledkezni a szolgáltatásokról sem. Az utóbbi évtizedekben előtérbe került az egyes tevékenységek kiszervezése a vállalatok alól. Külső szolgáltatók látnak el olyan feladatokat, amelyeket azelőtt a cég maga végzett el. Ennek az oka elsősorban a költségek csökkentése. Az, hogy nem csak árukat, de szolgáltatásokat is igénybe kell vennünk a termelési folyamatokhoz új kihívások elé állította a beszerzést is. A modern beszerzési folyamatok nem csak a termékek, de a szolgáltatások megvásárlására is kiterjednek.

Beszerzés vagy vásárlás? Mi a különbség?

Amint az a fentiekből is világossá válhatott a beszerzés egy átfogó és komplex tevékenység. No de miben más mint a vásárlás? Vásárlás esetén a egyszerű folyamatok játszódnak le: ismerjük a cég igényeit és a szükséges alapanyagot vagy szolgáltatást megvásároljuk egy beszállítónál. Kifizetjük azt és felhasználjuk a termelésben. Beszerzés esetében viszont ennél többet teszünk. Megvizsgáljuk, hogy milyen mennyiségben, minőségben, gyakorisággal van szükségünk valamire. Áttekintjük, hogy kitől tudjuk beszerezni a kívánt terméket, majd a beszerzés után megvizsgáljuk a minőségét is. Ha sikerrel jártunk hosszú távú beszállítói kapcsolatot alakítunk ki.

Mit jelent ez a fogalom?

A termeléshez szükséges alapanyagok és szolgáltatások megvásárlása, szállítókkal való kapcsolattartás.

Mik a feladatai?

A költségek minimalizálása, miközben a minőség az elvárt szinten marad. hozzájárulás a cég eredményességéhez.

Milyen fajtái vannak?

A beszerzés lehet közvetlen (alapanyagok megvásárlása), közvetett (a vállalat működéséhez szükséges anyagok beszerzése) vagy éppen szolgáltatások megrendelése.

Költségek csökkentése

Az eddigiek elsősorban az alapanyagok vagy különböző kiegészítő anyagok beszerzésére irányultak, de nem szabad elfeledkezni a szolgáltatásokról sem. Az utóbbi évtizedekben előtérbe került az egyes tevékenységek kiszervezése a vállalatok alól. Külső szolgáltatók látnak el olyan feladatokat, amelyeket azelőtt a cég maga végzett el. Ennek az oka elsősorban a költségek csökkentése. Az, hogy nem csak árukat, de szolgáltatásokat is igénybe kell vennünk a termelési folyamatokhoz új kihívások elé állította a beszerzést is. A modern beszerzési folyamatok nem csak a termékek, de a szolgáltatások megvásárlására is kiterjednek.

Legolvasottabb

„Mit csinál?” – a lean manager a logisztikában

Manapság egyre többet hallunk a "lean"megközelítési módszerről a logisztika területén is. Nagyvállalatok előszeretettel használják a „Lean és Kaizen filozófia” - azaz a hatékonyságnövelés és a veszteségcsökkentés módszereit

Támogatott gépjárművezető képzés a sofőrhiány enyhítésére.

A munkaerőpiaci aktivitás növelése, valamint a szállítmányozási és személyszállítási területen tapasztalható sofőrhiány enyhítése érdekében gépjárművezető képzési program indul 2024. március 1-jén. Az 1,7 milliárd forintnyi

Logisztikai konferenciák naptára Európában 2024-ben

Logisztikai konferenciák 2024-ben számos logisztikai és közlekedési eseményre kerül sor Európában. A LogiJobs országonként mutatja be a közelgő logisztikai konferenciák és kiállítások naptárát. Tájékozódjon az

Állás

Adj fel álláshirdetést!

Hirdess a LogiJobson!
Növeld céged hatékonyságát és sikerét! Logisztikai szakembert keresel? Találd meg velünk a legkiválóbbat!
Kapcsolódó cikkek
Archívum

Raktári ergonómia a fizikai dolgozók egészsége védelméért

Raktári ergonómia - A logisztikai vállalatok felelősséget vállalnak alkalmazottaik biztonságáért, egészségéért. A technológia fejlődésének köszönhetően ma már olyan eszközök állnak rendelkezésre, amelyek nagymértékben hozzájárulnak a munkavállalók fizikai terhelésének könnyítéséhez. A raktári ergonómia alapvető fontosságú az

Teherszállítás a föld felszíne alatt? Ezt tervezik Svájcban

A Cargo Sous Terrain (francia nyelven, szó szerint: "Földalatti teherszállítás") egy tervezett földalatti logisztikai rendszer Svájcban. A szolgáltatók egy teljes körű, automatizált, rugalmas és tartós földalatti rakodási rendszert hoznak létre, amely lehetővé teszi a raklapok és

Svájc – A teherforgalom csökkentése a városokban intelligens logisztikával

Az InnoSuisse cég "Smart Urban Multihub Concept" elnevezésű kiemelt projektjének célja egy olyan intelligens logisztikai koncepció kidolgozása, amely fenntartható módon csökkenti a városi területek teherforgalmát. E cél elérése érdekében a cég a kiskereskedelem, a logisztika

A Volvo megtalálta az energetika Szent Grálját

A Volvo Trucks hétfőn közölte, hogy megkezdte a hidrogén-üzemanyagcellákat használó járművei tesztelését. A svéd cég azt állítja, hogy hatótávolságuk elérheti az 1000 kilométert. Polimer elektrolitmembrános üzemanyagcella | Forrás: volvotrucks.hu Volvo-Trucks innováció A dízel már az

Minden, ami alternatív áruszállítás: e-cargo kerékpár

Az elektromos teherkerékpárt, más néven az e-cargo bicikli vagy e-cargo bike, sokan megmosolyogják, azonban reneszánszát éli. Nem mai találmány, korábban futárok, postások, szódások, tejesemberek, pékek rótták nap, mint nap ezekkel a város utcáit. Persze az

Konténerek be- és kirakodása 6 perc alatt?

Igen. Ez lehetséges... A Combi-CSS-t a konténerek berakodásának jelentős felgyorsítására fejlesztették ki. Miközben növeli az árukezelők biztonságát, minimalizálja a termék károsodását. A 30 000 kg-ig terjedő terheket egy konténeren kívüli platformra helyezik rá. A konténer

Elektromos konténerszállító kamionokkal zöldít a Metrans

Munkába állt az első elektromos konténerszállító kamion a döntően konténeres vasúti szállítmányozással foglalkozó METRANS Csoport csepeli intermodális terminálján. „Egyre többször igénylik az üzleti partnereink, hogy ne csak a terminálig, de egészen a telephelyükig szállítsuk el

Alternatívák áruszállításra – körkép 1.

REE Automotive áruszállítás Az egyik alternatíva az áruszállítás fejlődésére a REE Automotive, akinek a nevét korábban annak kapcsán lehetett hallani, hogy az indiai Mahindra is résztulajdonnal rendelkezik a cégben, mostanra pedig elkészült egy olyan jármű,

Önvezető elektromos teherautó, amelynek még sofőrfülkéje sincs?

A svéd Einride technológiai vállalat először mutatta be legújabb fejlesztésű fuvareszközük új képességeit az egyik ügyfelük telephelyén. Azt a lehetőséget demonstrálták, hogy egy távoli (remote) autonóm elektromos szállítás (AET) kezelő szakember több járművet egyszerre, vagy

Az első elektromos teherautó átadása Magyarországon

A Waberer’s csoport leányvállalatánál, a WSZL flottájában állt munkába az első tisztán elektromos hajtású Volvo FL teherautó. A teljes terheléssel mintegy 240 km elektromos hatótávra képes teherautó átadása kiemelt fontosságú pillanat, hiszen az elektromos nehézgépjárművek

Sütik megváltoztatása