Engedjétek meg, hogy egy történettel kezdjem ezt a témát.
Ügyfelemet, Áront nemrégiben léptették elő egy logisztikai vállalatnál igazgatóvá. Egy nemrégiben tartott coaching ülésen különösen zaklatottnak tűnt. Bevallotta, hogy nem aludt jól, mert aggódott egy Józsi nevű közvetlen munkatársának teljesítménye miatt. Nem is annyira Józsi alul teljesítménye aggasztotta Áront – inkább az aggasztotta, hogy hogyan mondja el Józsinak, hogy nem teljesíti a kitűzött céljait.
Áron küzdött a nehéz helyzettel. Józsi nemrég még a kollégája volt, és nem hitte, hogy Józsinak valaha is mondták volna, hogy javítsa az eredményeit. Áron ideges volt, hogy Józsi ideges lesz.
Azt javasoltam neki, hogy ahelyett, hogy megmondaná Józsinak, hogy alulteljesít, Áron inkább kérje meg Józsit, hogy értékelje a saját teljesítményét. Ahelyett, hogy az ismeretlenek miatt aggódna, Áron a probléma forrásához fordulna, és párbeszédet kezdeményezne. Ezzel elkerülné, hogy Áron ő maga legyen a rosszfiú, és értékes információkat is nyerhet arról, hogy mennyire egybehangzóan ítélik meg Józsi teljesítményét, és demonstrálná, hogy Áron inkább partner akar lenni, mintsem ítélkezni.
Áron azonnal megkönnyebbültnek tűnt erre a javaslatra. Ezután kidolgoztunk egy tervet a Józsival történő beszélgetésére. A terv olyan lépéseket tartalmazott, amelyeket bárki követhet.
Kérdezzen, mielőtt mondja.
Javaslatom az, hogy kezdje azzal, hogy megkérdezi a dolgozójától, hogy szerinte hogyan áll a céljaival. Az általános értékelés mellett kérje meg őket, hogy sorolják fel a legfontosabb mérőszámokat és példákat, amelyek alapján mérik a teljesítményüket. Ha tudja, hogy mennyire egyeznek az elképzeléseik, az meghatározza, hogy mit kell kommunikálnia a következőkben.
A legjobb esetben egy hullámhosszon lesznek Önnel, és gyorsan továbbléphet a terv következő lépéseire. Néha előfordulhat, hogy csak részben értetek egyet. Ebben az esetben még mindig nem kell elvégeznie az összes nehéz munkát – egyszerűen csak rámutathat további területekre, ahol Ön szerint hiányosságok mutatkoznak.
Bizonyos esetekben a dolgozók úgy gondolhatják, hogy jól végzik a munkájukat. Pedig nem! Ilyenkor megoszthatod velük, hogy neked más a véleményed. Mondhatod például: „Hasznos számomra, hogy hallom, szerinted nagyszerűen csinálod. Sajnos én másképp látom a teljesítményedet. Szeretnélek informálni arról, hogyan jutottam el a saját nézőpontomhoz, és hol kellene esetleg másképp csinálnod a dolgokat.”
Tisztázza a nem tárgyalható dolgokat.
Most, hogy megbeszélték, hogy a dolgozó teljesítménye javításra szorul, adhat egy listát az egyértelmű elvárásokról, és felvázolhatja azokat a területeket, amelyek nem képezik alku tárgyát. Áron például elmagyarázta Józsinak, hogy a fuvar szervezések és befejezések aránya kulcsfontosságú mérőszám. Rámutatott, hogy az előző két hónapban Józsi befejezési aránya folyamatosan csökkent, és most 9%-kal a megengedett érték alatt van. Ezután azt mondta: „Szeretném megbeszélni, hogy mi áll az alacsonyabb befejezési arányok mögött, és másképp megtervezni néhány dolgot, hogy segítsen betartani a határidőket. Ha vannak olyan esetek, amikor nem tudod tartani a határidőt, kérlek, legalább két nappal előtte beszélj velem, hogy átállíthassam az elvárásokat az érdekeltekkel.”
Áron képes volt ellenőrizhető információkat szolgáltatni Józsi kudarcairól, majd hangsúlyozta, hogy segíteni szeretné Józsit.
Kapcsolódjon a dolgozó céljaihoz.
Az alkalmazottja motiváltabb lesz a teljesítménye javítására, ha az valamihez kapcsolódik, amit ő saját maga akar. Tegyük fel például, hogy többet szeretne az ügyfelekkel találkozni – prezentációkat tartani és kapcsolatokat építeni velük, valamint növelni az ügyfélhelyszínekre utazási idejét. Azonban nem szervezik jól az idejüket, és gyakran lemaradnak a határidőkről. Ebben az esetben tájékoztassa őket arról, hogy először is teljesíteniük kell a jelenlegi prioritásokat, és bizonyítaniuk kell, hogy képesek megbirkózni a többlet utazással, ha több időt akarnak az ügyfeleknél tölteni.
Azzal, hogy megkérdezi a munkavállalóját a gondolatairól, az is kiderülhet, hogy nem értékelte a projekthez kapcsolódó munka mennyiségét. Ebben az esetben Ön és közvetlen munkatársa reálisabb célokat tűzhet ki az adott kezdeményezésre vonatkozóan. A kérdések feltevésével Ön diktálás helyett együttműködik – ezáltal növeli a munkatársa motivációját a célok elérésére.
Írjon le konkrét viselkedési formákat.
Legyen világos az alkalmazottja hibáival kapcsolatban azáltal, hogy konkrét példákat és az Ön által megfigyelt viselkedésformákat írja le. Ha azt mondja valakinek, hogy „nem vagy fogékony”, az homályos, és nem vázol fel egyértelmű utat a változáshoz. De ha azt mondja neki: „Észrevettem, hogy az e-mailjeim felére nem válaszoltál, és három másikra egy hétig tartott, mire válaszoltál. Ráadásul a legutóbbi két határidőt is elmulasztottad anélkül, hogy szóltál volna”, akkor kapcsolatot tudnak teremteni a viselkedésük és az elvárásaid között.
Az olyan kritikák, mint például: „Szeretném, ha kevésbé kerülnéd a konfliktusokat”, nem adnak egyértelmű iránymutatást a munkavállalónak, hogy mit tegyen helyette. Ezzel szemben, ha azt mondod neki, hogy „Mielőtt elhagysz egy megbeszélést, szeretném, ha elmondanád, ha nem értesz egyet egy készülő döntéssel”, az konkrét és egyértelmű. A munkavállalónak is nehezebb vitatkoznia a viselkedési visszajelzéssel, mert az megfigyelhető cselekedeteken alapul.
Készítsenek közösen tervet.
Most, hogy mindketten egy oldalon állnak, zárja le a beszélgetést azzal, hogy megkérdezi a dolgozójától, hogyan tervezi, hogy javítsa a teljesítményét. Töltse ki a hiányosságokat a megosztottak alapján, és állapodjon meg az időzítésben és a kommunikációs tervben. Azt is feltétlenül tisztázza, hogy mennyi idő áll rendelkezésére a konkrét eredmények eléréséhez, és mi történik, ha nem sikerül.
Amikor Áron megkérte Józsit, hogy értékelje magát, Józsi elmondta, hogy nehezen teljesítette a céljait, és nem lepődött meg, hogy Áron beszélni akar vele. Áron jól kezelte a beszélgetést, ami nagyon kellemetlen lehetett volna, és képes volt együttműködni Józsival, hogy a teljesítménye ismét a helyes irányba mozduljon.
Összefoglalva, ha valakinek meg kell mondania, hogy nem felel meg a munkakövetelményeknek, az gyorsan kínossá válhat. Szerencsére, ha egyszerűen megkérjük őket, hogy értékeljék magukat, akkor maguktól is felismerik a problémákat. Ha nem, győződjön meg róla, hogy a céljaik és elképzeléseik összhangban vannak. Fogalmazza meg a nem tárgyalható dolgokat, és azt, hogyan segítheti őket a karrierjük előrehaladásában. Legyen világos a munkavállaló hibáival kapcsolatban, konkrét példákat és az Ön által megfigyelt viselkedésformákat ismertetve, és adjon iránymutatást arra vonatkozóan, hogyan térhet vissza a helyes útra. Kérje meg őket, hogy készítsenek egy korrekciós tervet, majd vizsgálják felül közösen, pótolva az esetlegesen elmulasztott hiányosságokat, határidőket szabva, és elmagyarázva a következményekre vonatkozó szabályokat, ha a célokat nem teljesítik. A hiányosságokkal kapcsolatos konfrontáció sokkal könnyebb, ha közös jövőkép, világos elvárások és egy korrekciós terv alapján történik.
