A bejelentővonalak jelenleg forró téma a megfelelésért felelős és a HR szakemberek körében. A folyamatosan felbukkanó jelentős belső üzleti visszaélések és botrányok a bejelentőket és a bejelentési vonalakat a figyelem középpontjába állították. A jogalkotók további szabályozások bevezetésére törekednek – legutóbb az EU bejelentőket érintő irányelvével, amelyet az EU-tagállamok kötelezően át kell hogy ültessenek a saját nemzeti jogrendszerükbe.. Ennek eredményeként gyakran felmerül a bejelentőket érintő forródrót kifejezés. Mi is pontosan az a bejelentővonal, és milyen bejelentési csatornákat engedélyez a törvény? Melyik vállalatok kötelesek ilyen vonalat létrehozni, és hogyan járul ez hozzá a hatékony megfelelési irányítási rendszerhez? Ebben a cikkben megválaszoljuk az összes kérdését a bejelentővonalakkal kapcsolatban.
Bejelentő forróvonal, meghatározás
A Nemzetközi Kereskedelmi Kamara (ICC) szerint a bejelentővonal célja az, hogy „a lehető leghamarabb fogadja és kezelje az alkalmazandó törvények és rendeletek (vagy) a vállalkozás magatartási kódexének megsértésére vonatkozó, bizonyított vagy megalapozott gyanú alapján tett összes bejelentést”.
Vagyis a bejelentővonalak a vállalaton belüli esetleges visszaélések anonym jelzésére alkalmas rendszerek.
A bejelentő vonalak számos különböző formát ölthetnek, beleértve a telefonos bejelentő vonalakat, az ombudsmanokat, a digitális bejelentő rendszereket vagy a több különböző csatornát kombináló rendszereket.
Hogyan működik a digitális bejelentővonal?
A digitális bejelentővonal egy szoftveralkalmazás, amelyet a bejelentők felhasználhatnak jelentésük benyújtására – például egy weboldalon keresztül. Ezért ez a bejelentési rendszer könnyen integrálható egy meglévő megfelelési irányítási rendszerbe. Emellett bármikor és bárhonnan elérhető, és központi kapcsolattartási pontot biztosít a bejelentők számára. A bejelentéskor a bejelentők kitöltenek egy esetjelentési űrlapot, amelyben fontos információkat kérnek az esetről. A bejelentők szabadon dönthetnek arról, hogy megadják-e személyes adataikat, vagy névtelenül tesznek bejelentést. Utóbbi esetben a bejelentési rendszer létrehoz egy postafiókot, amelyen keresztül az esetkezelő tovább kommunikálhat a bejelentővel anélkül, hogy az utóbbi felfedné személyazonosságát. Ha a megfelelésért felelős vezető bejelentést kap, megvizsgálja az esetet, és további lépéseket kezdeményez.
Hogyan profitálhatnak a vállalatok a visszaélést bejelentő rendszerekből?
A vállalatok és szervezetek jelenleg új megfelelési kihívásokkal szembesülnek. Az EU tagállamai egy sor késedelem után végre átültették az EU bejelentési irányelvét a nemzeti jogba. A 250 főnél több alkalmazottat foglalkoztató vállalatok kezdetben kötelesek voltak bejelentési forródrótot létrehozni. A legtöbb országban ez a kötelezettség 2023 végétől a 50-250 alkalmazottat foglalkoztató kisebb vállalatokra is vonatkozik majd. Az irányelv a közhatóságokra, ügynökségekre és intézményekre, valamint a 10 000 lakosnál nagyobb városokra és önkormányzatokra is vonatkozik.
A bejelentővonalba való befektetés azonban nem tekinthető csupán terhes kötelezettségnek. Számos okból előnyös egy szervezet számára.
A bejelentővonal bevezetése azt jelenti, hogy a szervezet:
megfelel a jogi követelményeknek,
megvédi magát és alkalmazottait a bírságoktól vagy a szabadságvesztéstől,
javítja imázsát az ügyfelek, partnerek, befektetők, bankok és alkalmazottak körében,
növeli professzionalizmusát,
elősegíti a modern, nyílt kommunikációs kultúrát,
megvédi magát a botrányoktól,
korai szakaszban felismeri a kockázatokat,
így korai és proaktív intézkedéseket hozhat a jogsértések ellen.
Miért érdemes a vállalatoknak digitális bejelentővonalat választaniuk?
A bejelentővonal létrehozásakor a szervezetnek számos lehetősége van a csatorna típusát illetően, amelyeket önállóan vagy kombinálva is megvalósíthat: telefon, e-mail, fizikai postaláda, ombudsman vagy digitális megoldás. Ezek a csatornák elsősorban a bejelentők számára való hozzáférhetőség és a bizalmas kommunikáció lehetőségei tekintetében különböznek egymástól. A digitális bejelentővonal számos előnnyel rendelkezik a többi csatornához képest.
A digitális megoldás:
Bárhol, bármikor elérhető
Lehetővé teszi az anonim bejelentést
Biztosítja az esetek bizalmas kezelését
Garanciát nyújt az adatok titkosítására
Hatékony adminisztrációt és dokumentációt biztosít
Lehetővé teszi a bejelentések statisztikai célú egyszerű elemzését
EU-s tapasztalatok a bejelentő forróvonalak működése tekintetében: GYIK
Hány bejelentésre számíthatok?
A 2021-es Whistleblowing Report szerint a megkérdezett vállalatok több mint fele kapott bejelentést. A nagyvállalatok (250 főnél több alkalmazottal) évente átlagosan 46 bejelentést kaptak. A kisebb vállalatok (20–49 alkalmazottal) évente körülbelül 6 bejelentést kaptak. A megkérdezett vállalatokhoz beérkezett bejelentések csaknem fele relevánsnak és érdemlegesnek bizonyult.
Engedélyezzem-e a névtelen bejelentéseket?
Természetesen. A 2021-es Whistleblowing Report (Bejelentések jelentése) szerint azoknál a vállalatoknál, amelyek engedélyezték a névtelen bejelentéseket, az első bejelentések több mint fele névtelenül érkezett. Sok bejelentő nagyon bizonytalanul érzi magát, és retteg a megtorlástól, a zaklatástól vagy az állásvesztéstől.
Mennyi időbe telik egy bejelentővonal bevezetése?
A funkciók terjedelmétől függően a bejelentővonal bevezetése néhány naptól körülbelül négy-hat hétig is eltarthat.
Hogyan biztosíthat egy vállalat maximális anonimitást és biztonságot a bejelentőknek?
Csak a digitális bejelentési rendszerek biztosítanak maximális anonimitást, biztonságot és GDPR-megfelelést. A digitális rendszerek szükség esetén anonimizálják az összes személyes adatot, és a legjobb esetben megfelelnek az ISO tanúsítási biztonsági kritériumoknak is.
Mielőtt azonban a bejelentővonal telepítésébe vágna, érdemes kikérnie a LogiJobs szakembereinek tanácsát ebben a rendkívül fontos és érzékeny témában. Évtizedes vezetői és HR tapasztalattal segítjük partnereink munkáját.
