A vállalati beszerzési feladatok alapvető szintjei a stratégiai, a taktikai és az operatív beszerzés. Mi a különbség köztük, és hogy függenek össze egymással?
A beszerzés a legsikeresebb szervezeteknél – a kkv-któl a nagyvállalatokig – döntő szerepet játszik a nyereséges működés és a stabilitás biztosításában, valamint a jövőbeli növekedés tervezésében. Ezeknél a szervezeteknél a beszerzés három alapvető szintre tagolódik: stratégiai, operatív és taktikai.
Mindhárom szint alapvető fontosságú, és mindegyik önálló szerepet játszik a költségmegtakarításban, a hatékonyság fokozásában, az innováció elősegítésében és az olyan stabil beszállítói kapcsolatok kiépítésében, amelyek összhangban vannak a szervezet hosszú távú célkitűzéseivel.
Ebben a blog-bejegyzésben azzal foglalkozunk, hogy mi tartozik az egyes beszerzési tevékenységtípusokhoz, miért fontos mindegyik, és miként lehet a három ágat összefogni egy olyan átfogó megközelítésben, amely minden céget segít az előrelépésben.
Mi az a stratégiai beszerzés?
A stratégiai beszerzés, ahogy a neve is mutatja, holisztikus, előremutató megközelítést használ. A kiszámíthatóság, az agilitás és a pontosság üzleti elvei alapján foglalkozik a hosszú távú tervezéssel és döntéshozatallal, és az általános üzleti stratégiához igazítja a beszerzési tevékenységeket – legyen szó akár a megtakarítások növeléséről, pontosabb előrejelzésről vagy másról. Ily módon a beszerzésen keresztül szélesebb körű üzleti előnyöket lehet elérni.
A stratégiai beszerzésben nagy hangsúlyt kap az információ és az analitika, emellett a globális ellátási lánc zavarait is tekintetbe veszi, hogy segítse a szervezeteket a kihívások kezelésében, az agilisebb működésben és az adatalapú döntések meghozatalában. A stratégiai beszerzés azt vizsgálja, hogy hol lehet nagyobb működési hatékonyságot elérni a széttagolt folyamatokhoz vagy az elégtelen irányításhoz kapcsolódó költségek csökkentésével. A stratégiai beszerzésben speciális keretrendszerekre és eszközökre van szükség a vonatkozó adatok összegyűjtéséhez és elemzéséhez.
Miért fontos?
A stratégiai beszerzésnek számos tagadhatatlan előnye van. Egyfelől lehetővé teszi, hogy a cég maximalizálja nagyobb megtérülést jelentő beruházásait, legyen szó akár a folyamatok automatizálásáról, a munkafolyamatok racionalizálásáról vagy a beszállítókezelés prioritásainak meghatározásáról.
Másfelől a szervezet teljes – közvetlen és közvetett – kiadásának csökkentésére is fejleszthet stratégiát a beszállítók konszolidálásával, a költségkategorizálás javításával, a folyamatok hiányosságainak kezelésével és új eszközök bevezetésével.
A pénzügyi nyereségen túlmenően az ellátási láncot érintő kockázatokat is minimalizálhatja, ha proaktívabb megközelítést alkalmaz, és az adatokra támaszkodva előre jelzi a lehetséges zavarokat. Az ellátási lánc zavarának kockázatai a stratégiai célkitűzésekhez igazodó, változatosabb beszállítói portfólió kialakításával is csökkenthetők.
Mi az az operatív beszerzés?
Amikor beszerzésről beszélünk, gyakran a szűkebb értelemben vett operatív beszerzést értjük alatta. Az operatív beszerzés a szervezet folyamatos működését támogató napi beszerzési tevékenységeket és tranzakciókat foglalja magában, az áruk és szolgáltatások beszerzése mellett az indirekt beszerzési igényeket is beleértve. A karbantartás, javítás és üzemeltetés (maintenance, repair, operations)hármasával kapcsolatos feladatai miatt MRO-beszerzésnek is evezik.
Miben különbözik a stratégiai beszerzéstől?
A fő különbség a végcél – míg a stratégiai beszerzés a hosszú távú előnyökre fókuszál a teljes beszerzési folyamat során, az operatív beszerzés inkább a napi működés fenntartására összpontosít. A stratégiai beszerzés nagyobb távlatokat kell, hogy szem előtt tartson, és sok tervezést igénylő döntések születnek, az operatív beszerzés ezzel szemben az azonnali igényekre összpontosít, és megköveteli a gyors döntéseket.
Mi az a taktikai beszerzés?
Adódik a kérdés, hogy vajon hol helyezkedik el a taktikai beszerzés a stratégiai és az operatív erőfeszítésekhez képest. A válasz pedig az, hogy pontosan középen. A taktikai beszerzés a kidolgozott stratégiák középtávú megvalósítása. Olyan tevékenységeket foglal magában, mint a beszállítók kiválasztása, a szerződéskötés és a teljesítménymérések.
Rövid összefoglaló
A stratégiai beszerzés határozza meg a beszerzési csapatok által követendő stratégiát, amely összhangban van a vállalat hosszú távú céljaival. A taktikai beszerzés átülteti a gyakorlatba a kidolgozott stratégiát, és gondoskodik a hatékony végrehajtásáról és a teljesítménymérésről. Az operatív beszerzés pedig a mindennapi tranzakciók és folyamatok során hajtja végre a stratégiát.
Most pedig nézzük meg, hogyan működik együtt a beszerzési tevékenység e három típusa a cég beszerzési erőfeszítéseinek sikerre vitelében.
A stratégiai, a taktikai és az operatív beszerzés integrációja
A háromféle beszerzési tevékenység mindegyike más-más célt szolgál, de integrációjuk kritikus fontosságú az üzleti hatékonyság és a versenyelőnyhöz jutás szempontjából. A stratégiai gondolkodás, a taktikai lépések és az operatív intézkedések összehangolása nélkül nagyobb valószínűséggel fordulhat elő, hogy a keretmegállapodásokat nagyobb arányban nem tartják be, és ennek eredményeként alacsony lesz a kezelt kiadások aránya.
Az összehangoltság hiánya általában akkor következik be, ha a stratégiai beszerzést nem veszik idejekorán figyelembe a beszállítók kiválasztásakor – például a pályázati eljárásban és a projekttervezés korai fázisában. Az ilyen hiányosságok hátterében esetenként az állhat, hogy nincs megfelelő keret a belső erőforrásokra, és a taktikai, illetve az operatív erőfeszítések figyelmen kívül hagyják ezt a lépést.
Ha a szervezet stratégiai beszerzési csapata inkább a keretmegállapodások betartását felügyeli (ami taktikai tevékenység), és nincs kapacitása a kereskedelmi előnyök növelésével foglalkozni a beszerzési projektekben, az mindenképp kezelendő hiányosság. A stratégiát előtérbe helyező megközelítés nélkül nagyobb valószínűséggel tapasztalhat hosszú beszerzési időket, magas folyamatköltségeket és kontrollálatlan eseti (maverick) beszerzéseket.
Szabványosított, stratégiai alapú megközelítés
A fentiek mind elkerülhetők az olyan stratégiailag összehangolt és szabványosított folyamatok és eszközök bevezetésével (az automatizálást is beleértve), amelyek egyértelműen meghatározzák a hatékony beszerzés szerepköreit, feladatait és felelősségi körét.
Alaposan, szigorúan meg kell vizsgálnia szervezete termékhasználatát, folyamatait és azt, hogy a munkatársak milyen szerepet töltenek be a beszerzésben, hogy megértse, mi történik, és azonosíthassa a fejleszthető területeket. Az olyan kulcsfontosságú kérdések megválaszolása, mint például hogy mit kell központilag beszerezni, és mely termékekről gondoskodhatnak a részlegek saját maguk, illetve hogy hol vannak a szervezet szűk keresztmetszetei a beszerzésben, segíthet a szabványosított választék és a centralizált, illetve decentralizált elemeket is tartalmazó folyamatok kialakításában.
Olyan előírásokra is szüksége lesz, amelyek megkövetelik, hogy a stratégiai beszerzést már a kezdetektől fogva bevonják a projektekbe, különösen ha azok stratégiailag fontosak és nagy értékűek. Így biztosíthatja, hogy a szervezet valamennyi beszerzési tevékenysége a messzemenőkig támogassa a napi üzletmenetet, miközben hozzájárul a szervezet hosszú távú stratégiai céljaihoz.
Készen áll az előrelépésre? Fedezze fel a Unite átfogó beszerzési megoldásait. Unite.eu
